スケジュール管理で気をつけるポイントは5つだけ【仕事効率アップ】

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サラリーマン
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仕事の効率が悪く毎日残業していて疲れました…

仕事効率をアップする方法を教えて下さい。

そんな悩みにお答えします。

ウナタロ
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サラリーマン経験10年以上の私が、実践しているスケジュール管理方法をご紹介しながらわかりやすく解説していきます。

こんな悩みを解決したい人におすすめです

1.計画をたてるのが苦手という方
2.優先順位のつけ方がわからない方
3.一週間をなんとなく過ごし、後悔しがちな方

それでは解説していきます。

スケジュール管理でまず気をつけるポイント【仕事効率アップ】

新社会人として仕事をはじめたばかりの方もそうでない方も、スケジュール管理を怠ったことで後悔したということはありませんか?

この記事では、そんな悩みをもった方向けにスケジュール管理の方法を解説していきます。

サラリーマンとして10年以上の経験を積み、たくさん後悔した結果身につけたスケジュール管理方法です。

とても簡単ですので、明日からぜひ実践することをおすすめします。

期間を区切って整理する

まず大事なことは、期間を区切って短いスパンで物事を整理してみるということです。

仕事を効率化したい、スケジュール管理ができるようになりたい、という方は、少なからず何か期限までに終わらせなくてはいけない“課題”があります。

その“課題”が何なのか、
いつまでに終わらせなければいけないのか、
終わらせるためにはどれくらいの期間を要すか、

をまず考え、整理します。

整理するときは、ToDoリストを用いて「箇条書き」にしてみることをおすすめします。

箇条書きにして視覚化することで、自分が今やらなければならないことの全容が見えてきます。

ここまで出来ただけで、自分の“課題”が浮き彫りになり、少し安心するのではないでしょうか。

頭の中だけで考えて、「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」と思っているとそれだけでストレスが溜まるものです。

まずはメモ程度でいいので書き出してみること。

これが肝ですので、いちばん大事なポイントです。

ちなみに私はアナログ人間なので、会社の不要になった印刷用紙の裏に書いたり、手帳のメージを決めて手書きしています。手書きすることで頭に残りやすいというメリットもあるので、おすすめです。

ゴールを決める(いつまでに終わらせたいか)

課題を書き出すことが出来たら、今度はその課題の“ゴールを決めます”。

「いつまでに終わらせなければいけないか」を視覚化することで、
逆算して『いつからスタートすれば間に合うか』が見えてきます。

一週間単位で整理する

課題のゴールが見えたところで、次に逆算して『いつスタートすれば間に合うか』を落とし込んでいきます。

一週間単位でカレンダーとにらめっこしながら、終わらせたい週を決めます。

終わらせたい週の中に納期(期限)が明確にあるのであれば、できれば2〜3日、最低でも1日は余裕を持って設定してください。

万が一、課題に対する“成果”が間違っていたり足りなかった場合の保険です。
期限当日に完成を予定してしまっては、不測の事態に陥ったときに間に合わないということになりかねません。

社会人として、“納期厳守”は最低限の任務です。
成果の出来がどうであれ、時間切れではどんなに良いものが出来たとしても、内容によっては意味のないことだからです。

また、納期遅れは信用を失うことにも繋がりますので、厳しいことを言うようですが“絶対に”守ってくださいね。

基本的にここまでできれば、ほぼスケジュール管理できている状態です。

ただ注意いただきたいのは、仕事ってそのひとつだけじゃないですよね?

大抵の人は、並行していくつかの業務を抱えています。

そんなときは一週間単位の予定だけでは対応できませんので、更に細分化して一日単位でスケジュールをたてていきます。

一日単位で整理する

仕事をする上で、一日の就業時間には限りがあります。
(いくらでも残業していいという方は別ですが…)

たくさんの業務を抱えた中で、短い一日の中でなにをどこまでやりたいか、やはりスケジュール管理する必要があります。

まず午前・午後とわけてみて、次に時間単位で細分化していきます。

どうしても突発的な仕事が舞い込むこともあるのですが、このように細分化してスケジュール管理ができていれば必然的に“優先順位”を付けられています。

あとから来た仕事は、今のスケジュールをずらしてでもやるべきなのか、空き時間にねじ込めば良いのか見えてくるはずです。

スケジュール管理で意識しているポイント(経験談)

スケジュール管理で私が実践している方法を解説していきましたが、ここでは更にその中で私が意識しているポイントをご紹介していきます。

意識しているポイント

・メールチェックは会社に来て一番最初に行う
・仕事終わりの帰る前にも必ずチェックする
・大事なメールはフラグをたてて別フォルダで管理

すべてメール関連です。

私の会社自体が古い体質なので、本当に大事な仕事や相談は直接であったり電話で会話することがほとんどです。

しかし、どんなに短納期で大事な仕事でも、メールを送りっぱなしで何も言ってこない上司もいたりします。笑

私は一度メールチェックを怠っており、社内の納期が過ぎている提出物があるのことに気づかず、叱られたことがありました。
(今考えるとかなり理不尽な話ですよね…)

そんな苦い経験から、メールチェックは普段とあわせて時間を決め、特に出社時と退社時には必ず見返すようにしています。

私の体験談として「メール」ですが、違う職種の方はこれがまた別のことに置き換わるのではないかと思います。

スルーしがちであったり忘れがちだなと思う業務に関しては、このように習慣化させることをおすすめします。

そうすることで、思わぬ抜けが格段に減り、自分のベースでスケジュール管理して時間内に仕事を終わらせることができますよ。

スケジュール管理の5つポイント(まとめ)

仕事効率アップのためのスケジュール管理方法について解説してきました。

改めて、ポイントをまとめておきます。

スケジュール管理の5つのポイント

・“課題”を整理する(やるべきことは何かまとめる)
・ゴールを決める(いつまでに終わらせるか)
・スケジュールに落とし込む(一週間単位、一日単位)
・突発的な仕事は優先順位を決める
・習慣化する仕事を決める(私の場合はメールチェック)

ウナタロ
ウナタロ

特別なスキルなど必要なく、自分の中で意識づけして習慣化できればすぐに効果が現れてきます。


『細分化すること』でスケジュールを立てやすくし、いつまでに終わらせるか考え『逆算』していつスタートするか定める。

たったこれだけなんですが、なかなか出来ていない人が多いのも事実です。

意識して取り組み、習慣化できればもうスケジュール管理は完璧です。

ぜひ明日から実践してみてください。
スマートに仕事をこなせるようになると、嫌だった仕事もだんだん楽になり、ストレスの低減にも繋がります。

この記事よ読んで何かひとつでも実践してみようと思っていただけたら幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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